Espaces collaboratifs (GEC-EdC)

Dernière modification

06/12/2022

Présentation du service

Vous souhaitez disposer d’un espace de documents en ligne et de services pour un groupe de travail ?

Vous pouvez créer cet espace sur la plateforme EdC (espaces de collaboration) au moyen de l’outil de gestion des espaces collaboratifs (GEC). Il vous suffit de renseigner quelques informations de base, de lister les membres du groupe de travail et de préciser si vous souhaitez une liste de diffusion. Le groupe peut être composé de personnels UL, d’étudiants ou de personnes extérieures (Invités Numériques).
Un espace de collaboration vous permet de stocker, partager et éditer en ligne en temps réel à plusieurs des documents communs. Grâce à l’installation d’un client de synchronisation, il est aussi possible de synchroniser ces espaces avec un répertoire de votre poste de travail.
Ce service est hébergé sur des serveurs de l’Université de Lorraine et garantit ainsi la sécurisation de vos données.

L'essentiel à savoir

espace

> Taille de l'espace : 2Go
(extensible si besoin)
> Durée de vie par défaut : 1 an
(reconductible pour toute la durée du projet)
> Création sur https://gec.univ-lorraine.fr
(après authentification au moyen de vos identifiants UL)

GROUPE

> 3 profils possibles d’utilisateur :
Propriétaire, contributeur, lecteur
> Notification par mail automatique des personnes ajoutées ou supprimées
> Accès direct à la création d’invités numériques pour l’ajout de membres extérieurs à l’UL

SERVICES

> Liste de diffusion pour le groupe (option)
> Sur https://bul.univ-lorraine.fr
Edition collaborative en temps réel
Accès à l’historique des activités
Restauration possible d’anciennes versions

Questions les plus fréquentes

Qui peut créer un espace collaboratif ?: Tous les personnels sauf les vacataires.
Qui peut être membre d’un espace collaboratif ?: Toute personne disposant d'un compte informatique à l'UL.
Puis je modifier les membres après la création de l’espace: Oui, les membres et leurs droits peuvent être modifiés tout au long de la vie de l’espace.
Comment inviter une personne extérieure à l’Université de Lorraine ?: Au moyen de l’application de création d’invité numérique.
Quels peuvent être les droits des différents membres d’un espace collaboratif ?: Le propriétaire de l’espace peut modifier le nom, la description, la date d'expiration et les utilisateurs de l'espace, il peut aussi le supprimer. Un membre contributeur peut consulter, créer, modifier et supprimer des documents présents dans l'espace. Un membre lecteur peut uniquement consulter les documents présents dans l’espace.
Puis-je accéder aux documents d’un espace en l’absence de connexion internet ?: Les données et documents de l’espace peuvent être synchronisés avec votre poste de travail pour vous permettre d’y accéder aussi en l’absence de connexion internet.
Comment communiquer avec les membres de l’espace ?: Pour faciliter la communication entre les membres du groupe de travail une liste de diffusion peut être associée à un espace de collaboration lors de sa création.
Comment accéder aux documents de l’espace de collaboration ?: Les documents sont accessibles à l’adresse https://bul.univ-lorraine.fr.
Mon projet va durer plus d'un an. Comment faire pour que l'espace dure plusieurs années ?: Une fois que l'espace atteint un an d'existence, le ou les propriétaires sont prévenus par mail de sa prochaine suppression. Il suffit alors d'aller dans GEC pour prolonger l'espace pour 6 mois ou 1 an de plus. Il vous est possible de le faire autant de fois que nécessaire.
Quelle est la différence entre EdC et la B’UL ?: La B’UL est un espace personnel qui vous permet de stocker de façon pérenne des documents de travail que vous pouvez partager en toute autonomie et qui peuvent être édités à plusieurs simultanément en ligne. Les espaces de collaboration sont disponibles sur la même plateforme (dans un dossier EDC) mais ce service est dédié au travail collaboratif en lien avec un projet ou une thématique centrale, un espace collaboratif a une durée de vie limitée dans le temps et n'impacte pas votre quota personnel B'UL.