Achat de matériel informatique

Le prestataire du marché pour les ordinateurs est Dell ou Econocom (pour les solutions Apple).
Dans le cadre des lots définis dans le marché, les prix sont négociés.
Afin d'accompagner les usages en mobilité de plus en plus importants, la Direction du Numérique préconise l’achat de portables pour l’équipement des personnels et des salles informatiques.

Dans un premier temps, adressez vous à votre équipe numérique de proximité avec l’aval de votre responsable. Ce dernier analysera votre demande sur la base des informations techniques transmises par l'équipe numérique et lancera la procédure d’achat.

La Direction du Numérique a défini certaines bonnes pratiques d'équipement de postes informatiques pour les personnels :

• Tout personnel dispose d'un poste de travail (portable de préférence pour faciliter les usages en mobilité),
• Ce poste est choisi parmi des configurations types suivant des profils d'usage définis par les services des usagers (SU).

Sur demande de votre responsable, la cellule impression (dn-cellule-impression@univ-lorraine.fr) réalise un audit de vos moyens existants et de vos besoins en termes d’impression.
Elle vous aide ensuite : 

• À sélectionner le matériel adéquat et vous oriente vers de la location ou de l’achat,
• À retenir une technologie d’impression à froid jet d’encre, ou laser, tout ceci dans une démarche éco-responsable. 

Les titulaires du marché sont actuellement :

• Esi pour les imprimantes,
• UGAP pour les photocopieurs.  

Avec l’aval de votre responsable, vous pouvez vous adresser en premier lieu à votre équipe numérique de proximité. Cette dernière analysera votre besoin et se chargera de la procédure d’achat.

Il arrive qu’un besoin particulier ne soit pas couvert par l’offre standard du marché informatique. Il est alors possible de commander hors marché en respectant les règles d’achat public. Dans un premier temps, avec l’aval de votre responsable vous pouvez vous rapprocher de votre équipe numérique de proximité. Ce dernier analysera votre besoin et vous donnera les indications sur la marche à suivre. La direction des achats et marchés publics (DAMP) a défini une procédure bien rodée et peut vous aider dans cette démarche qui doit rester exceptionnelle. 
Il est possible de consulter le wikidamp pour y recueillir des informations sur les différents marchés et procédures d’achat.

Oui. Des tarifs préférentiels sont proposées aux personnels et étudiants de l'Université de Lorraine.
Pour s'appliquer, les commandes doivent être faites avec votre email professionnel ou étudiant.
Vous trouverez, sur cette page, la documentation utile pour acquérir du matériel à prix réduit.

Dans le cadre des marchés Matinfo (Groupement d'achat de matériel informatique pour l'enseignement supérieur et la recherche) la garantie de base est de 5 ans sur site.
Lors des achats de matériels informatiques, la DN préconise de choisir une garantie complémentaire sur les ordinateurs à 6 ou 7 ans.

Généralement, les périphériques ne bénéficient pas des garanties étendues.
Pour les imprimantes, la garantie dépend du matériel en fonction de son achat ou de sa location. Dans tous les cas, c’est une garantie constructeur qui s’applique.

La direction du numérique préconise d'utiliser les postes informatiques classiques (usage bureautique) le plus longtemps possible. En cas de défaillance, la direction du Numérique peut proposer rapidement leur remplacement en utilisant un stock local de portables neufs.

Dans le cas d'un poste spécifique (non bureautique) d'un personnel et afin de garantir un usage et un fonctionnement optimal, la direction du numérique conseille, suivant le budget alloué aux achats de postes, de prévoir un renouvellement dans les 6 mois à un an après la fin de garantie des postes (à partir de 6 ans). L'ancien poste sera soit réemployé pour un autre usage interne ou recyclé.

Des configurations types ont été définies :

• Pour un usage bureautique (classique, avancée ou équipement VIP). Cette catégorie couvre 80% des besoins à l’université,
• Pour des usages spécifiques et marginaux, tels que ceux consacrés au développement informatique ou au montage vidéo.

Rapprochez-vous de l'équipe numérique de proximité de votre périmètre pour définir avec elle le poste le mieux adapté à votre besoin.
Il est aussi possible de compléter cet achat par des accessoires optionnels tels que l’écran, la sacoche…

Ce type de matériel est proposé exceptionnellement aux directions opérationnelles en raison des incompatibilités logicielles relevées avec des composants du système d’information. Les problématiques rencontrées avec le support applicatif sont rarement prises en charge par les éditeurs sur nos solutions métiers.
Cet achat est uniquement possible si techniquement cela s’avère indispensable (usage de logiciels spécifiques, développement Apple, support de flotte pour le service aux usagers).

Le regroupement permet d’optimiser le coût de traitement des achats et d’organiser au mieux les opérations de mise en service. Ceci permet aux équipes numériques de proximité de planifier et rationaliser les installations dans leur plan de charge annuel.

• Les vagues d’achats d’ordinateurs ont lieu en février, en mai et en octobre,
• Pour les périphériques, les commandes sont regroupées au sein de la DN-SU et, ont lieu la dernière semaine de chaque mois (sauf en période de vacances scolaires),
• Pour les équipements d’impression, elles se font tout au long de l’année.

Afin de pouvoir répondre aux urgences (nouvel arrivant, panne, ...) entre les vagues d’achats, la DN-SU maintient un stock tampon de quelques postes fixes et portables. Après validation par le directeur concerné, cette demande exceptionnelle doit-être faite auprès de la DN-SU.

• Pour les directions opérationnelles, tous les achats de matériels informatiques couvrant les besoins courants sont effectués sur le budget de la DN SU. Cependant, il existe certaines opérations particulières liées à un projet d’établissement qui peuvent être financées sur d’autres budgets que celui de la DN (ex: prêt de portables aux étudiants, projet LUE, ...),
• Les composantes et laboratoires de l’université ont leur propre budget pour commander du matériel informatique,
• Les consommables sont achetés sur le budget de chaque structure.

Voici les différentes étapes du processus d’achat et leur durée indicative :

• L’estimation du besoin du demandeur et l’élaboration du devis, de 1 jour à 1 semaine,
• Le traitement de la commande, de 48h à 2 semaines, 
• Le délai chez le fournisseur, il est variable en fonction du type de matériel, de 48h à plusieurs semaines (le fournisseur le précise au moment de la commande),
• La réception et la configuration des matériels commandés, cela varie en fonction de la complexité et de la période, de 1 à 15 jours.

Après la livraison, l’équipe numérique de proximité se charge de configurer le système d’exploitation du poste (paramétrage, antivirus et mise à jours de sécurité, ...) et d’installer les applications nécessaires à un usage professionnel. (voir configuration du poste de travail).
Il est indispensable que l'équipe numérique de proximité configure l’ordinateur afin de respecter les bonnes pratiques en vigueur au sein de l’établissement (compatibilité avec le système d’information, sécurité...).

Les équipes numériques de proximité mettent en œuvre différentes démarches pour allonger autant que possible l'usage des équipements numériques :

• recyclage interne du poste pour un usage au sein de l’établissement,
• don à des associations ou écoles.

Ces opérations s'inscrivent pleinement dans la démarche éco-responsable de l’Université de Lorraine.