Personnel hébergé (DEPECHE)
Présentation du service
Vous allez accueillir un stagiaire durant 6 mois dans votre composante ?
Vous recevez un professeur invité pour 2 mois au sein de votre centre de recherche ?
Vous hébergez un enseignant-chercheur d’un autre établissement ?
C’est dans l’application DEPECHE que la demande d’hébergement ou de renouvellement se fait. L’acceptation est soumise à la validation du responsable de la structure d'accueil.
Selon son statut, un personnel hébergé dispose de droits d’accès spécifiques aux services numériques de l’université.
L'essentiel à savoir
hébergé
> Personne ESR
> Non rémunérée par l'UL
> Sous convention UL
> Dans les locaux de l'UL
exemples
> Emérite EPST
> Membre associé
> Personnalité extérieure
> Personne accueillie dans labo
> Post doctorant hors UL
> Stagiaire
processus
> Formulaire
à renseigner sur le demandeur
> Validation 1
par structure d’accueil
> Validation 2
par RH
> Envoi infos demandeur
pour ouverture compte UL
EXCEPTIONS
> Uniquement Validation 2 (RH)
pour retraités UL non titulaire
> Uniquement Validation autre (DRV*)
pour membre associé & personne hébergée en labo
* Direction de la recherche
et la valorisation
Questions les plus fréquentes
- Tous les usagers de l’UL ont-ils accès à l’application DEPECHE ?
-
Non. Les étudiants, les doctorants et les personnes extérieures n’y ont pas accès.
- Qui fait la demande d’hébergement dans DEPECHE ? Le bénéficiaire ou la structure d’accueil ?
-
Dans la majorité des cas, c’est la structure d’accueil qui s’en charge (les secrétaires de laboratoires ou de composantes ou un personnel ayant délégation). En aucun cas le bénéficiaire car il faut avoir un compte informatique UL pour accéder à l'application.
- Les hébergés peuvent-ils tous être renouvelés ?
-
Oui, s’ils continuent à réunir les conditions requises pour être hébergés à l’UL.
- La demande d’hébergement peut-elle être refusée ?
-
Oui, si la personne concernée n’appartient pas à la catégorie des hébergés ou si le temps d’hébergement est trop court (< à 1 semaine).
- Quel est le temps moyen de réponse à une demande ou un renouvellement d’hébergement ?
-
Quand les informations communiquées sont complètes :
- Une demande de renouvellement prend 1 à 2 jours maximum car elle est uniquement traitée par les RH,
- Pour une demande initiale, dont la procédure est soumise à une double validation, il convient d'ajouter au temps RH ci-dessus celui que prendra le responsable de la structure d’accueil pour valider, en amont des RH, la demande.
- Quelle est la différence entre un personnel hébergé et un invité numérique ?
-
- Un personnel hébergé est une personne extérieure à l’UL qui est présente physiquement dans les locaux de l’établissement où elle exerce son activité. A ce titre elle doit disposer de services étendus comme la carte UL pour entrer dans les bâtiments ainsi que d’autres outils numériques indispensables pour travailler,
- Un invité numérique est une personne extérieure à l’UL avec laquelle vous avez besoin de collaborer en ligne, ponctuellement, à l’aide des services numériques de l’université, comme les espaces collaboratifs. Son statut d’invité lui permet de disposer d’un identifiant et d’un mot de passe UL afin de se connecter à ces outils qui demandent une authentification.
Pour ouvrir un accès ponctuel aux outils collaboratifs de l’UL à une personne extérieure