Planification de réunions (Evento)

Dernière modification

08/07/2024

Présentation du service

Vous devez organiser une réunion et souhaitez interroger les participants sur leurs disponibilités ?
Vous organisez une rencontre proposant plusieurs tables rondes, vous souhaitez que les participants puissent choisir leur thème de travail en amont de la rencontre ?

Pour planifier une réunion, vous pouvez utiliser le service Evento mis à disposition par Renater pour proposer via un sondage web, différents créneaux et envoyer à chacun des participants le lien vers ce sondage. Les propositions de créneaux peuvent être accompagnées de questions relatives à l’organisation de l’évènement.

L'essentiel à savoir

Organiser un évènement

> Se connecter au service au moyen de ses identifiants UL
> Rédiger des propositions sous forme de dates / créneaux ou texte libre

Gérer les réponses

> Autoriser ou interdire à une personne de répondre sans être authentifiée
> Recevoir des notification sur votre adresse mail (celle avec laquelle vous êtes authentifié sur Evento) à chaque réponse de vos invités
> Restreindre les réponses à un choix unique
> Verrouiller le nombre de réponses possibles (au total ou pour une proposition)

Accéder à un Evento,
modifier ses réponses

> En se connectant au service
ou bien
> Au moyen du lien reçu par mail

Questions les plus fréquentes

Qui peut créer un evento ?: Tout personnel UL, en se connectant au service avec son identifiant UL
A qui peut s’adresser un evento ?: Personnels UL , étudiants, extérieurs
Faut-il disposer d’un compte UL pour répondre à un Evento ?: Non, il n’est pas indispensable de se connecter pour répondre à l’evento. Un lien est envoyé par mail pour permettre de corriger sa réponse.
Je veux supprimer un créneau initialement proposé, est-ce possible ?: Oui, il suffit de se connecter, de sélectionner l’evento concerné sur la page « gérer mes evento » et de modifier la liste des créneaux proposés.
Comment inviter les participants à répondre ?: Le lien vers l’evento vous est communiqué lorsque vous créez le sondage, vous pouvez aussi l’envoyer aux participants par mail.
Un créneau s’est libéré, je veux rectifier ma réponse, est-ce possible ?: Vous pouvez le faire si le créateur de l’evento l’a autorisé.
Quelle est la différence entre Evento et Limesurvey ?: Evento est dédié à l’organisation d’évènements, il permet d’interroger vos contacts sur des dates et des créneaux et de compléter avec des questions textes simples en mode texte (choix de lieu, choix de type de collation …). Limesurvey permet de réaliser des enquêtes en ligne très variées avec de multiples types de questions et un public très large.