Création sites congrès (Sciencesconf)
Présentation du service
Votre unité de recherche doit organiser un colloque international ?
On vous a confié la mise en œuvre d’une journée d’études scientifiques ?
Vous devez créer le site web de la manifestation ?
C'est possible grâce au service de création de sites de congrès que l’Université de Lorraine met à votre disposition. Il s’appuie sur la plateforme de gestion de conférences Sciencesconf du CNRS. Dédiée aux organisateurs de colloques, workshops, congrès..., cette plateforme entièrement paramétrable vous permet de mettre en place rapidement l'organisation de rencontres scientifiques en prenant en charge tous les aspects liés à l'événement, depuis la sélection des contributions à l'édition des actes, en passant par la gestion des inscriptions, le paiement en ligne et le planning des interventions. Pour vous accompagner dans la mise en place de votre site dans SciencesConf, une équipe de la Direction du Numérique est là pour vous conseiller et vous former à la prise en main de l'outil.
L'essentiel à savoir
Accès
> Via Formulaire de demande
de création de sites de congrès
> Demande : 4 mois minimum
avant la manifestation
Fonctionnalités
> Gestion programme
> Gestion inscriptions
> Paiement en ligne UL
> Gestion des contributions
> Envoi de mails
> Transfert communications
vers l’archive ouverte HAL
Offre de services
> Ouverture de l’espace
> Aide à la création des pages
> Mise en place du paiement en ligne
> Assistance à l’utilisation
Questions les plus fréquentes
- Mon site peut-il être traduit en plusieurs langues ?
-
Oui, cette fonctionnalité est prévue par la plateforme Sciencesconf. Sachez que la traduction du site en plusieurs langues reste à votre charge et qu’elle doit être réalisée dans au moins deux langues afin de développer le plurilinguisme (loi nº 94-665 du 4 août 1994 relative à l'emploi de la langue française).
- L’interface d’administration de SciencesConf est-elle disponible dans toutes les langues ?
-
Non. Elle est uniquement disponible en Français, en Anglais et en Espagnol.
- Qui s’occupe de l’hébergement de mon site et détermine son adresse ?
-
L'hébergement de votre site est inclus dans l’offre de services de la plateforme Sciencesconf.
Il est automatique et assuré par le CNRS.
C’est à vous de choisir son nom (par exemple "pixies"). Son adresse aura alors obligatoirement la forme suivante : https://pixies.event.univ-lorraine.fr et/ou https://pixies.sciencesconf.org. - Ce service est-il réservé aux laboratoires de recherche ?
-
Non, pas uniquement. Toutes les composantes d’enseignement de l’université de Lorraine y ont accès sous couvert de leur directeur.
- Comment se fait le règlement des inscriptions ?
-
Pour le règlement des inscriptions, Sciencesconf vous propose 5 moyens de paiement :
- En ligne,
- Par chèque,
- Par bon de commande,
- Par transfert bancaire,
- Sur place.
C’est à vous de sélectionner celui que vous souhaitez proposer à vos participants.
Sachez que vous pouvez vous appuyer sur les services comptables de l’université de Lorraine si vous choisissez le paiement en ligne. - Comment fonctionne le paiement en ligne via l’UL ?
-
L’Université de Lorraine dispose d’un compte en ligne Paybox, dédié à l’encaissement des inscriptions, pour les congrès gérés par la plateforme Sciencesconf. Pour disposer de ce service, vous devez en faire la demande auprès de l’Agence comptable de l’établissement (ac-comptable@univ-lorraine.fr) en renvoyant le document pour l'agence comptable en annexe du formulaire rempli . Dans ce document, vous indiquerez vos tarifs qui auront, au préalable, été approuvés par la Présidente de l’université. Le formulaire doit être transmis avec, en pièce jointe, la décision de la Présidente.
- Qui fixe les tarifs des inscriptions ?
-
Le montant des frais d’inscription est laissé à votre discrétion. Mais, dans le cas où vous solliciteriez le paiement en ligne de l’université de Lorraine, vos tarifs devront au préalable être approuvés en conseil d'Administration par la Présidente de l’université.
- Que faut-il faire pour que les soumissions soient archivées dans HAL ?
-
Tous les résumés et communications peuvent être disponibles en consultation sur le site de votre congrès et exportés vers HAL. Cette fonctionnalité de la plateforme Sciencesconf nécessite d’avoir l’accord des déposants, de vérifier leur éligibilité avant de faire la demande de transfert vers l’archive ouverte HAL.
- Ai-je besoin d'une formation en développement pour prendre en main Sciencesconf ?
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Créer un site de congrès sur Sciencesconf est simple et accessible à tous, sans besoin de compétences techniques. Aucune formation n’est requise : la plateforme propose une documentation complète pour vous guider dans l’administration, la configuration et l’ajout de vos contenus. En cas de besoin, les équipes de la Direction du Numérique (DN), qui gèrent le service, sont disponibles pour vous accompagner à chaque étape.
- La création de mon site est-elle gratuite ou payante ?
-
Du côté de la Direction du Numérique et des services comptables de l’établissement pour le paiement en ligne, le service apporté est totalement gratuit. Par contre, c’est à vous de régler les frais éventuels inhérents à la traduction externalisée de vos contenus.
Pour créer un site web dont vous gérez les contenus