Organiser une réunion à distance nécessite de bien se coordonner, notamment si les participants sont nombreux. Il faut d'abord trouver une date commune avant d'envoyer les invitations. Il faut ensuite choisir les outils les plus appropriés en tenant compte des équipements des uns et des autres. L'objectif de cette réunion est également à considérer ainsi que la présence ou non de documents à diffuser. Des services numériques sont là pour vous aider tout au long de ce processus. Reste à choisir, parmi ceux que nous vous proposons ci-dessus, ceux qui correspondent le mieux à votre situation.
- Pour en savoir + !
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- Vous devez trouver une date de réunion commune ?
Rien de plus simple avec l'outil de planification Evento que l'UL met à votre disposition pour vous faciliter la vie. Vous générez une page web avec différents créneaux horaires dont vous transmettrez le lien à vos participants. La communication se fait via votre messagerie Zimbra et vous pouvez créer une liste de diffusion dans le cas d'un envoi en nombre.
- Vous voulez organiser une réunion téléphonique ?
Vous utiliserez le service d'audioconférence Web-MeetMe. Il est pratique pour des échanges rapides à des fins de prise de décision à plusieurs. Et il n'est pas nécessaire de se trouver à un endroit précis au moment de la réunion professionnelle. Vous pouvez également enregistrer la communication ce qui permettra, à tous les participants, de la réécouter si besoin.
- Vous voulez organiser une webconférence ?
Deux services numériques sont disponibles : Teams et RENdez-vous. Ni l'un ni l'autre ne nécessitent d'équipements particuliers. Vous pouvez dialoguer et voir les participants, partager votre écran, prendre des notes dans un document partagé, envoyer des messages instantanés. Teams, en sa qualité de plateforme de communication collaborative, vous proposera beaucoup d'autres fonctionnalités. A vous de voir si vous en avez besoin ! Une différence de taille reste néanmoins à signaler : sur RENdez-vous, les échanges (messagerie et documents partagés) ne sont pas conservés.
- Vous voulez organisez une visioconférence ?
C'est un service qui est proposé à l'UL. Contrairement à la webconférence, la visioconférence requiert des équipements et des infrastructures réseaux spécifiques. Sachez que l'établissement dispose de plusieurs salles équipées, dédiées à cet usage, sur ses différents sites. La visioconférence n'offre pas autant de fonctionnalités de collaboration en ligne mais la qualité audio/vidéo est de premier plan. Elle donne ainsi l'impression que les interlocuteurs se trouvent dans la même pièce que vous. Ça peut être important à prendre en compte !
